Progettazione e Architettura

Adamo (Degw): «Negli uffici meno postazioni fisse, e più spazi per i team»

Mariagrazia Barletta

La postazione fissa? Superata. Così come l'equivalenza tra postazioni e dipendenti, spiega Alessandro Adamo, direttore di Degw

«Oggi abbiamo una maggiore mobilità delle persone data dalle tecnologie, e quindi sempre di più le aziende non disegnano gli spazi in base al numero di persone, ma in base alle funzioni e alle attività». A raccontarci come lo spazio ufficio si stia trasformando è Alessandro Adamo, direttore di Degw, il brand del Gruppo Lombardini22 dedicato alla progettazione integrata di ambienti per il lavoro, impegnato in Italia e all'estero, con progetti in corso anche in Arabia Saudita, Libano ed Emirati Arabi. Tra gli ultimi progetti terminati a Milano, ci sono la Microsoft House all'interno dell'iconico edificio firmato Herzog & de Meuron, voluto dal Gruppo Feltrinelli e la nuova sede di Ey in via Meravigli, al centro della città.
A contraddistinguere il lavoro di Degw è un approccio basato sulla ricerca e sull'osservazione dei comportamenti organizzativi e sullo studio di come questi vengano influenzati dall'ambiente fisico. A supporto di Degw intervengono anche altre due divisioni di Lombardini22: L22 per la parte ingegneristica (condizionamento, impianti, acustica, tecnologie audio/video, progettazione delle dotazioni multimediali, certificazioni Breeam e Leed, etc..) e FUD Brand Making Factory, per la brandizzazione degli spazi.

Architetto, negli spazi della sede Microsoft, così come negli uffici Ey, non ci sono postazioni assegnate. Inoltre queste sono in numero minore rispetto agli addetti presenti in ufficio. Cosa sta accadendo?
Quello che sta accadendo nel mondo del lavoro e che abbiamo sotto gli occhi in modo abbastanza costante è un'evoluzione delle modalità in cui viene utilizzato lo spazio. Ho iniziato quasi trenta anni fa, a venti anni, ad occuparmi della progettazione dello spazio ufficio, già allora ero in Degw e studiavo architettura, e ricordo che gli uffici venivano disegnati in modo molto gerarchico, in base al peso che le persone avevano in azienda. Servivano continui aggiornamenti di layout perché magari il quadro diventava dirigente ed aveva bisogno dell'ufficio chiuso. Si lavorava molto su logiche legate a concetti di status e di gerarchia. Abbiamo poi vissuto la fase che io chiamo il boom dell'open space: le multinazionali, soprattutto del settore tecnologico, per ridurre un po' i costi e lavorare sul tema dell'efficienza, hanno cominciato a ridurre le pareti, a ridurre gli uffici chiusi, creando spazi dove inserire un maggior numero di postazioni per metro quadro. In entrambi questi contesti c'era un'invariante: le persone dovevano andare in ufficio per lavorare.

Oggi questo non vale più…
Oggi, in tutti i settori, grazie alla tecnologia molto più mobile e portatile, tutti possiamo lavorare in modo più delocalizzato. Noi svolgiamo un'attività di consulenza che si chiama Time utilization study: per due settimane studiamo come vengono utilizzati gli spazi, effettuiamo dei percorsi ogni ora, che definiamo con il cliente, osserviamo una popolazione campione e immettiamo nella nostra applicazione alcune informazioni riguardo all'occupazione. Le opzioni sono tre: postazione libera, occupata, e temporaneamente non occupata. E quello che vediamo è che il tempo di postazione non occupata o temporaneamente non occupata sta costantemente aumentando. Questo vuol dire che c'è una mobilità delle persone sia interna - quindi le persone sono nella sede ma altrove, perché trascorrono del tempo in attività di comunicazione, di socializzazione - sia esterna, per cui si fa molto business fuori o si lavora in altri luoghi.
Quindi, sicuramente oggi abbiamo una maggiore mobilità delle persone data dalle tecnologie, e quindi sempre di più le organizzazioni non disegnano gli spazi in base al numero di persone, ma in base alle funzioni e alle attività. Da qui nascono le 1.200 postazioni per 2.500 persone nella sede di Ey.

Questo significa che le aree liberate dalle postazioni assumono nuovi significati?
Assolutamente sì. Trenta anni fa il 90 per cento dello spazio era destinato alle postazioni di lavoro, chiuse o più aperte, questo poco importa, e il 10 per cento era dedicato ad aree di supporto, ossia sale riunioni. Oggi queste percentuali sono cambiate in modo importante, per cui in alcuni casi parliamo anche del 50 per cento di postazioni e 50 per cento di spazi di supporto, anche se è diventato inappropriato chiamarle aree di supporto, perché non si tratta solo di sale riunioni, le aree di supporto sono degli spazi dove si lavora in modo diverso, e quindi aree project, aree informali, social hub come quelli della Microsoft, cabine dove le persone possono fare delle conference call. Questa componente sta crescendo sempre più perché tendenzialmente in ufficio si va per sviluppare delle attività in team. Questo è il cambiamento. C'è una grossa trasformazione delle aree di lavoro.

Si punta su spazi che favoriscano l'interscambio, le relazioni tra lavoratori?
Sì, oggi il valore delle aziende è dato dalla velocità con cui le persone possono interagire e comunicare, scambiare informazioni. Diffuso è anche il concetto che io chiamo della contaminazione. Un'organizzazione tradizionale, aveva il piano del finance, l'area del marketing, etc.. Quindi tutta l'organizzazione era dislocata in modo molto strutturato. Oggi lo spazio ufficio si vive in modo più fluido, le aree si condividono secondo modalità dettate maggiormente dalla funzionalità delle attività da svolgere e questo genera delle contaminazioni. Per fare un esempio, se un lavoratore dell'area del marketing deve lavorare per un periodo per l'area della comunicazione, temporaneamente si siederà in un luogo diverso, più vicino a quel team. E questo crea sicuramente del valore.

Queste innovazioni di cui stiamo parlando, riguardano solo i grandi gruppi, magari internazionali, o è una realtà diffusa?
Questo è un tema di innovazione. L'innovazione riguarda le aziende che vogliono guardare al futuro e soprattutto che vogliono rafforzarsi e crescere. Credo sia qualcosa di inarrestabile, poi è chiaro che, come sempre, un'azienda più grande in un contesto urbano dove c'è anche un tema importante di costo economico dell'immobile, della parte real estate, sicuramente queste cose le guarda prima e con più attenzione rispetto ad una realtà più piccola che magari ha la sede di proprietà. Però al di là dell'aspetto costo, quello che voglio dire e che vedo, è che c'è un tema di valore umano che non necessariamente è legato alla dimensione dell'azienda. Anche aziende piccole si stanno mettendo in discussione e stanno cercando di capire come lavorare in una modalità diversa.

Quali sono gli aspetti della progettazione che curate maggiormente affinché lo spazio fisico possa influire positivamente sulle performance aziendali?
Noi abbiamo un metodo e mi piace sintetizzarlo in tre concetti: quando progettiamo uno spazio per un'azienda, lo spazio deve essere funzionale, deve essere disegnato per le persone, e le scelte fatte devono durare nel tempo. Su questi tre criteri sviluppiamo una metodologia che porta allo sviluppo di un concept, quello migliore per quel cliente. Metodologia a parte, come dicevo prima, è importante l'analisi del modo di lavorare, dei processi, degli obiettivi che si intendono raggiungere con un progetto. Non con tutti i progetti si vogliono raggiungere gli stessi obiettivi, può esserci un concetto di innovazione, può esserci un concetto di sobrietà, di crescita, di cambiamento.

Ogni azienda è legata a dei valori..
Esatto. Per questo tendenzialmente ciò che faccio è un workshop con l'amministratore delegato, con il top management, per individuare gli obiettivi che si vogliono raggiungere.

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Voi avete introdotto il Bim nel vostro lavoro?
Crediamo molto nell'aspetto tecnologico e quindi da più di due anni abbiamo implementato e stiamo ancora implementando al nostro interno tutto il tema della progettazione in Bim. Questo è interessante perché ci si accorge come progetti sviluppati con questi software riducano i margini di interfaccia tra i vari mondi: strutturale, impiantistico, architettonico, permettendo di risolvere problematiche sulla carta prima che in cantiere.

Nel caso della sede di EY a Milano, eravate di fronte a numerosi vincoli legati al dover operare sull'esistente, su più edifici, anche frammentati, all'interno della città storica. In edifici del genere, le richieste più avanzate possono comunque essere soddisfatte in pieno?
Una delle cose più interessanti, come risultato, è il fatto di aver messo insieme un'organizzazione che lavora in modo innovativo con tecnologie estremamente innovative in un edificio storico. Sono venuti fuori degli scenari e delle situazioni ancora più interessanti rispetto a quanto si può trovare in un edificio rettangolare, moderno che apparentemente può sembrare più efficiente. Quelli che apparentemente ad inizio progetto sembravano dei vincoli, li abbiamo trasformati in una serie di opportunità, sviluppando logiche interessanti, anche per ciò che riguarda i percorsi.

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Visto che ci troviamo in un momento in cui l'organizzazione del lavoro è in un momento di veloce evoluzione, un progetto deve prendere in considerazione la possibilità che le esigenze possano cambiare nel breve termine?
All'inizio ho toccato il tema dei costi di relayout che c'erano 20 anni fa, perché l'organizzazione cambiava e dovevano cambiare gli spazi. Oggi invece con questo concetto di utilizzo molto più flessibile, le organizzazioni cambiano e sugli spazi devo fare veramente pochi interventi, perché nel momento in cui io ho un'organizzazione che non ha un'assegnazione territoriale delle postazioni e quindi si muove in modo fluido, anche se un dipartimento cresce e l'altro diminuisce, questo in realtà non ha un impatto sullo spazio in modo diretto, perché lo spazio si adatta. E questo è un altro valore che cerchiamo di dare nei progetti, cioè individuiamo delle aree magari un po' più rigide dove concentrare alcune cose e delle aree più fluide dove di fatto abbiamo delle postazioni di lavoro che vengono utilizzate in modo flessibile, per cui questo comporta una riduzione dei costi di gestione importante.

Sempre più la differenziazione degli spazi, la personalizzazione diventano importanti. Il mondo italiano dei prodotti di arredo, è pronto a dare risposta a questa marcata esigenza?
Io credo che noi siamo leader in questo campo. Abbiamo gamme di qualità, di colore. È chiaro che poi l'abilità sta nel mettere insieme i pezzi. Io dico che di pezzi ne abbiamo tanti. Bisogna, a seconda delle caratteristiche del cliente, comporre i pezzi giusti. Ma io credo che il mondo dell'arredo in Italia sia abbastanza all'avanguardia da questo punto di vista.

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