Lavori Pubblici

Contratti elettronici, approvate le linee guida (a quasi un anno dall'entrata in vigore dell'obbligo)

Massimo Frontera

Trovata l'intesa sulle modalità di gestione dei contratti elettronici tra Governo, Regioni e Comuni. Ma restano due nodi da sciogliere: il bollo per la registrazione delle scritture private e la sanatoria per i contratti cartacei siglati dal 1 gennaio scorso

Arrivano le linee guida sulla gestione dei contratti elettronici. L'intesa sul vademecum è stata raggiunta nella conferenza unificata del 5 dicembre, cioè a quasi un anno di distanza dall'entrata in vigore dell'obbligo di stipulare contratti pubblici solo in formato elettronico, pena la nullità.

Proprio per questo, l'intesa sulla guida sottoscritta da Regioni e Comuni con il benestare del ministero della Funzione pubblica, non ha sciolto ancora tutti i nodi. Primo fra tutti quello dei contratti cartacei sottoscritti dopo il primo gennaio, che sono nulli, secondo la legge. Regioni e Comuni hanno chiesto al governo di intervenire con due misure. La prima è quella di una sanatoria che faccia salvi appunto tutti i contratti stipulati su carta dal primo gennaio 2013. La seconda è una proroga (ex-post) dell'entrata in vigore dell'obbligo di stipula dei contratti elettronici. Si chiede una proroga differenziata: al gennaio 2015 per i contratti in forma di scrittura privata e al luglio 2014 per i contratti pubblici. Si tratta appunto di richieste che le Regioni attendono di vedere in uno dei provvedimenti da discutere in Parlamento (il principale candidato sarebbe il Ddl Sviluppo, collegato alla legge di Stabilità).

C'è poi la curiosa questione del bollo sulla registrazione delle scritture private. Mancando una forma di pagamento forfetaria, il bollo si deve continuare a calcolare sulle pagine del contratto (nella sua forma completa, cioè allegati inclusi). Il che implica che il contratto elettronico va stampato per poter apporre successivamente i bolli da annullare. A questo punto, al contraente si può rilasciare una copia analogica conforme all'originale del contratto. Per evitare questa trafila, si attende appunto una soluzione da parte dell'Agenzia delle Entrate. Soluzione che dovrebbe essere appunto quella di una modalità virtuale di assolvimento di un bollo calcolato a forfait.

Ma in attesa di questa novità, intanto, «il contraente - si legge nel documento approvato in conferenza unificata - dovrà presentare prima della firma del contratto il o i contrassegni telematici sostitutivi della marca da bollo (...) per l'importo richiesto dall'amministrazione». Si tratta di contrassegni di 16 euro da applicare ogni 4 pagine oppure 100 righi del contratto, sempre includendo gli allegati. «Ai fini del calcolo del bollo per gli allegati - precisa il documento - la numerazione delle pagine riprende da ciascun allegato».

A parte questi nodi ancora da sciogliere, le linee guida, rivolte alle imprese interessate, ai tecnici della pubblica amministrazione e agli ufficiali roganti, il testo chiarisce i vari aspetti della gestione del contratto, dalla firma (digitale o elettronica "qualificata"), al formato elettronico dell'atto, dalla modalità di apporre le annotazioni alla conservazione, fino appunto alla registrazione.

Tra le altre cose si precisa che la firma da apporre sul contratto utilizzando il tablet è consentita, «ma va considerata una firma elettronica semplice (ma autenticata), da non confondere con la firma elettronica avanzata che, benché apposta sullo stesso supporto informatico, deve presentare le garanzie di imputabilità, di sicurezza e di immodificabilità previste dalle regole tecniche stabilite dal Dpcm 22 febbraio 2013 e, quindi, costituisce, di per sé, senza necessità di ulteriori attività di acquisizione, una firma validamente apposta al documento sottoscritto».

Caratteristiche tecniche del contratto telematico
Il contratto elettronico deve garantire caratteristiche di integrità e immodificabilità nel tempo. Per essere anche leggibile attraverso diverse piattaforme elettroniche, il documento-file deve essere prodotto in uno dei protocolli consentiti (l'elenco è pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia digitale ) da parte di diverse piattaforme. «Nella scelta - segnala il testo - è opportuno privilegiare formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza nel manuale i conservazione dei documenti informatici». Tra i «formati utilizzabili» vengono indicati i seguenti: Pdf/A, Rtf, Txt, Jpeg, Xml.

Firma digitale e firma elettronica (qualificata)
La scelta del tipo di firma (digitale o elettronica qualificata) dipende dalla forma del contratto. Per l'atto pubblico (a cura dell'ufficiale rogante dell'amministrazione) e le scritture private autenticate è necessaria una firma digitale che abbia le caratteristiche di una «firma funzione», nel senso che deve attestare non solo l'identità dell'ufficiale rogante ma anche la sua funzione relativamente all'atto.
La controparte (o le controparti) della pubblica amministrazione sottoscriveranno l'atto con una firma digitale oppure con firma elettronica qualificata.
Nelle scritture private autenticate è necessaria anche un'attestazione, redatta dall'ufficiale rogante, dell'autentificazione della firma digitale o elettronica. Atto e attestazione «devono costituire, così come avviene utilizzando la tradizionale modalità cartacea, un tutt'uno e devono pertanto necessariamente essere connessi inscindibilmente».
Nel caso in cui non si disponga di alcun tipo di firma elettronica, si può acquisire in via digitale la firma autografa apposta su un qualsiasi supporto, cartaceo o informatico. È però necessaria la presenza di un pubblico ufficiale che identifica le parti e verifica i relativi poteri di rappresentanza.
Nel caso di atto pubblico, l'ufficiale riporta le informazioni nella parte iniziale dell'atto e quindi acquisisce digitalmente la firma in calce all'atto stesso, senza procedere all'autenticazione.
Nel caso di scritture private autenticate, il pubblico ufficiale verifica identità e poteri delle parti, ne attesta la modalità di acquisizione delle firme e la loro autenticità e completa il documento con la propria firma.

Modalità di acquisizione digitale della firma cartacea
Il documento precisa che l'acquisizione digitale di una firma fatta su carta può avvenire facendo una copia per immagine (scansione o foto) oppure tramite una firma apposta su tablet. In quest'ultimo caso però, come ricordato precedentemente, «va sottolineato che quella così apposta va considerata una firma elettronica semplice (ma autenticata), da non confondere con la firma elettronica avanzata che, benché apposta sullo stesso supporto informatico, deve presentare le garanzie di imputabilità, di sicurezza e di immodificabiltà» previste dalle norme vigenti (Dpcm 22 febbraio 2013).

Scritture private
La scrittura privata può essere sottoscritta sia alla presenza fisica di tutte le parti, sia a distanza. Nel primo caso, le parti sottoscrivono il contratto elettronico con forma digitale o firma elettronica qualificata. Nel secondo caso, il contratto, predisposto dall'amministrazione, viene inviato via posta elettronica certificata alla parte interessata, che vi appone la firma digitale. È importante subito dopo comunicare l'apposizione della firma (sempre tramite Pec) «in quanto da tale comunicazione decorreranno gli effetti dell'atto».

Aggregato documentale
Ogni contratto elettronico deve prevedere anche un fascicolo elettronico, definito «aggregato documentale informatico») che contiene tutti i documenti che formano il contratto (e i relativi allegati). Gli aggregati devono essere «versati al sistema di conservazione in maniera unitaria per essere conservati unitariamente così come sono stati costituiti dall'ufficio produttore.

Registrazione del contratto
La modalità di registrazione del contratto dipende dal tipo, se cioè atto pubblico o scrittura privata. Per gli atti in forma pubblica amministrativa soggetti «la registrazione a termine fisso la registrazione all'Agenzia delle Entrate avverrà con modalità telematica. Gli obblighi fiscali attinenti all'imposta di registro e bollo saranno assolti in base alle modalità stabilite dai decreti Mef-Innovazione (previsti dall'articolo 21, comma 5 del codice dell'amministrazione digitale). Per l'imposta di bollo, invece, «se viene rilasciata alla parte copia conforme all'originale occorre attenersi a quanto previsto per le scritture private mentre in caso di copia semplice la stessa non è assoggettata a bollo.
«Per le scritture private soggette a registrazione in caso d'uso in quanto assoggettate ad Iva – si legge nelle indicazioni delle regioni – il contratto e i suoi allegati sono soggetti all'assolvimento dell'imposta di bollo».

Scarica il testo delle norme approvate in conferenza unificata (link )

Scarica il testo del decreto legge 145/2013 cosiddetto «Destinazione Italia» e della relazione tecnica, in discussione alla Camera (link )


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